Politique de confidentialité

1. Introduction

La présente Politique de confidentialité (la « Politique ») décrit la manière dont Solutions ACME Québec Inc. (« MonCRM », « nous », « notre » ou « nos ») recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels dans le cadre de l'exploitation de la plateforme infonuagique MonCRM (le « Service ») accessible via moncrm.ca et crm.acme.quebec.

Cette Politique est rédigée conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, chapitre P-39.1), telle que modifiée par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (communément appelée « Loi 25 »), ainsi qu'à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada.

En utilisant le Service, vous reconnaissez avoir lu et compris cette Politique. Si vous n'êtes pas d'accord avec ses termes, vous devez cesser d'utiliser le Service.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25, un responsable de la protection des renseignements personnels a été désigné au sein de notre entreprise. Vous pouvez communiquer avec cette personne pour toute question, demande d'accès, demande de rectification, plainte ou demande relative au traitement de vos renseignements personnels :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Solutions ACME Québec Inc.
2355, rue Ovila-Légaré
Drummondville, QC J2B 0X6
Courriel : [email protected]
Téléphone : 819-816-6280

3. Rôles : responsable de traitement et sous-traitant

MonCRM est un logiciel fourni en mode SaaS (Software as a Service). Deux rôles distincts cohabitent dans l'utilisation du Service :

• Vous, le client abonné (par exemple, un installateur solaire, un maître électricien ou toute autre entreprise utilisant MonCRM) agissez en tant que responsable du traitement des renseignements personnels que vous recueillez et saisissez dans votre compte MonCRM au sujet de vos propres clients, prospects, partenaires et employés.
• MonCRM agit en tant que prestataire de services / sous-traitant relativement à ces renseignements. Nous les traitons uniquement pour votre compte et suivant vos instructions, afin de vous fournir le Service.

Lorsque vous vous inscrivez directement auprès de MonCRM ou que vous visitez notre site web, nous agissons comme responsable du traitement à l'égard des renseignements personnels concernant les représentants de votre entreprise (nom, courriel, téléphone, informations de facturation, etc.).

4. Données contenues dans votre CRM : usage exclusif du client

Les informations que vous et vos utilisateurs saisissez dans votre compte MonCRM (contacts, prospects, devis, évaluations solaires, courriels, documents, photos, notes, historiques, etc.) demeurent votre propriété et celle de votre organisation.

Nous nous engageons formellement à ce que ces données :

• soient à l'usage exclusif de votre organisation et des utilisateurs que vous autorisez;
• ne soient jamais divulguées, vendues, louées, échangées ou cédées à un tiers à des fins commerciales, publicitaires ou de marketing;
• ne soient jamais utilisées pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle, créer des listes de contacts ou alimenter tout autre produit ou service;
• ne soient pas consultées par notre personnel, sauf dans les cas précis énumérés à la section 8 (support technique demandé par vous, maintenance, enquête sur un incident de sécurité ou obligation légale);
• soient isolées des données des autres clients de MonCRM (chaque compte dispose de son propre environnement logique);
• soient accessibles, modifiables, exportables et effaçables par vous en tout temps depuis votre compte ou sur demande écrite.

5. Renseignements que nous recueillons

5.1 Renseignements que vous nous fournissez directement

• Compte et facturation : nom, nom d'entreprise, numéro d'entreprise du Québec (NEQ), numéro de licence RBQ le cas échéant, adresse, courriel, numéro de téléphone, informations de paiement (traitées par un prestataire externe conforme à la norme PCI-DSS).
• Communications : courriels, messages et demandes de soutien que vous nous envoyez.
• Contenu saisi dans le Service : tous les contacts, prospects, devis, produits, photos, courriels, évaluations solaires et autres données que vos utilisateurs créent dans votre compte MonCRM.

5.2 Renseignements recueillis automatiquement

• Données techniques : adresse IP, type et version de navigateur, système d'exploitation, résolution d'écran, pages visitées, horodatages de connexion.
• Témoins (cookies) : des témoins essentiels au fonctionnement du Service (session, sécurité, préférence linguistique) ainsi que des témoins d'analyse anonymes utilisés uniquement pour améliorer le Service.
• Journaux d'activité : actions effectuées dans votre compte afin d'assurer la sécurité, la facturation et la journalisation des accès.

6. Finalités pour lesquelles nous utilisons vos renseignements

Nous utilisons les renseignements personnels uniquement pour les finalités suivantes :

• fournir, exploiter, maintenir et améliorer le Service;
• créer et gérer votre compte, traiter vos paiements et émettre vos factures;
• vous offrir du soutien technique et répondre à vos demandes;
• vous transmettre des communications administratives essentielles (avis de sécurité, changements au Service, modifications à la présente Politique);
• prévenir la fraude, détecter les abus et assurer la sécurité de la plateforme;
• respecter nos obligations légales, réglementaires et contractuelles.

Nous n'utilisons pas vos renseignements personnels à des fins de prospection commerciale sans votre consentement, sauf pour communiquer avec vous au sujet d'améliorations pertinentes au Service auquel vous êtes abonné, conformément à la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP).

7. Consentement

En créant un compte et en utilisant le Service, vous consentez à la collecte, à l'utilisation et à la communication de vos renseignements personnels selon les modalités décrites dans la présente Politique. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des limitations légales ou contractuelles et d'un préavis raisonnable. Le retrait du consentement pourra toutefois vous empêcher d'utiliser le Service.

8. Communication des renseignements à des tiers

Nous ne vendons jamais vos renseignements personnels. Nous pouvons les communiquer uniquement dans les circonstances suivantes :

• Fournisseurs de services indispensables au fonctionnement du Service (hébergement, infrastructure de courriel, traitement des paiements, envoi de SMS, services d'intelligence artificielle si vous avez activé ces fonctionnalités). Ces fournisseurs sont liés par contrat à des obligations de confidentialité et de sécurité équivalentes aux nôtres et ne peuvent utiliser vos données qu'aux seules fins de nous fournir leur service.
• Obligations légales : si la loi l'exige, suite à une ordonnance d'un tribunal, d'un organisme gouvernemental compétent ou dans le cadre d'une enquête officielle.
• Protection de nos droits : si nécessaire pour faire valoir nos droits, protéger la sécurité de personnes ou de biens, ou prévenir une fraude.
• Transaction d'entreprise : dans le cadre d'une fusion, acquisition, vente d'actifs ou réorganisation, les renseignements pourraient être transférés, sous réserve de la continuité des engagements de confidentialité.

Dans tous les cas, les renseignements communiqués sont limités au strict nécessaire pour atteindre la finalité visée.

9. Hébergement et transfert hors Québec

Les données du Service sont hébergées sur des serveurs situés au Canada, chez des fournisseurs d'infrastructure reconnus respectant les normes de sécurité de l'industrie.

Certains de nos fournisseurs de services accessoires (par exemple, services d'intelligence artificielle ou services de transit courriel) peuvent être établis hors du Québec ou du Canada. Conformément à la Loi 25, nous procédons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec et nous mettons en place des mesures contractuelles appropriées pour assurer une protection équivalente.

10. Mesures de sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité raisonnables — physiques, organisationnelles et technologiques — pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol, l'accès, la communication, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisés, notamment :

• chiffrement des communications avec le Service en transit (TLS/HTTPS);
• chiffrement des données sensibles au repos;
• authentification forte et gestion granulaire des accès par utilisateur et par rôle;
• cloisonnement logique des données entre les différents comptes clients;
• sauvegardes régulières et plan de reprise en cas de sinistre;
• journalisation des accès privilégiés;
• formation des employés sur la protection des renseignements personnels;
• contrôles d'accès physiques et logiques aux infrastructures.

11. Gestion des incidents de confidentialité

Conformément à la Loi 25, en cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous informerons sans délai la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) et les personnes concernées, et nous consignerons l'incident dans un registre interne. Si l'incident touche vos données client, nous vous aviserons afin que vous puissiez à votre tour vous conformer à vos propres obligations envers les personnes concernées.

12. Durée de conservation

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour les finalités décrites dans la présente Politique ou pour respecter les obligations légales applicables.

• Tant que votre compte est actif : vos données sont conservées pour permettre l'utilisation du Service.
• À la résiliation : vous disposez d'une période de 30 jours pour exporter vos données. Passé ce délai, vos données de compte et les données CRM sont supprimées de nos systèmes actifs.
• Sauvegardes : les sauvegardes chiffrées sont purgées selon un cycle de rotation maximal de 90 jours.
• Obligations légales : certaines informations (par exemple les factures) sont conservées selon les délais prévus par la loi fiscale canadienne et québécoise.

13. Vos droits

Conformément à la Loi 25 et à la LPRPDE, vous disposez des droits suivants à l'égard de vos renseignements personnels :

• Droit d'accès aux renseignements que nous détenons à votre sujet;
• Droit de rectification des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques;
• Droit au retrait du consentement, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles;
• Droit à la désindexation ou à la cessation de diffusion dans les cas prévus par la loi;
• Droit à la portabilité de vos données personnelles dans un format technologique structuré et couramment utilisé;
• Droit d'être informé lorsqu'une décision entièrement automatisée est prise à votre sujet et d'obtenir des explications à ce sujet (le Service ne prend actuellement aucune décision automatisée produisant des effets juridiques à votre endroit);
• Droit de porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca) ou du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (priv.gc.ca).

Pour exercer vos droits, communiquez avec le responsable de la protection des renseignements personnels à [email protected]. Nous répondrons à votre demande dans un délai maximal de 30 jours.

14. Témoins (cookies) et technologies similaires

Le Service utilise des témoins pour maintenir votre session, mémoriser vos préférences et mesurer l'usage de la plateforme afin de l'améliorer. Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser les témoins, mais cela peut affecter certaines fonctionnalités du Service. Nous n'utilisons pas de témoins publicitaires tiers ni de pixels de suivi cross-site à des fins de ciblage publicitaire.

15. Protection des mineurs

Le Service est destiné aux entreprises et à leurs employés majeurs. Il n'est pas conçu pour être utilisé par des personnes de moins de 14 ans et nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels directement auprès de mineurs.

16. Modifications à la présente Politique

Nous pouvons modifier la présente Politique afin de refléter l'évolution du Service, de nos pratiques ou du cadre juridique. La date de la dernière mise à jour figure au début du document. En cas de modification importante, nous vous aviserons par courriel ou par un avis dans le Service au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur.

17. Nous joindre

Pour toute question, commentaire ou demande relative à la présente Politique ou à la protection de vos renseignements personnels :

Solutions ACME Québec Inc.
Responsable de la protection des renseignements personnels
2355, rue Ovila-Légaré
Drummondville (Québec) J2B 0X6
Canada
Courriel : [email protected]
Téléphone : 819-816-6280